Lưu trữ hóa đơn điện tử là công việc vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử hiện nay được lưu trữ trên phần mềm của nhà cung cấp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp lên đến 10 năm. File dữ liệu hóa đơn có định dạng XML, để đọc được file này, các doanh nghiệp cần phải tải iTaxViewer mới nhất để có thể dễ dàng đọc được file điện tử này.
Lưu trữ Hoá đơn điện tử thực chất là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Bên cạnh đó, khi sử dụng hóa đơn điện tử, người dùng hoàn toàn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).
Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này không có giá trị pháp lý
Trái ngược với bản thể hiện của hóa đơn, File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn và file này có giá trị pháp lý.
https://benhtieuhoa.org/tim-hieu-quy-dinh-ve-huy-hoa-don-dien-tu/
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần lưu ý, hóa đơn đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và cần phải thỏa mãn các điều kiện như sau:
Đầu tiên: Nội dung của hoá đơn điện tử phải đảm bảo có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
Thứ hai: Nội dung của hoá đơn điện tử phải được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
Thứ ba: Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.
Theo quy định của cơ quan thuế, hóa đơn sau khi được khởi tạo phải được lưu trữ trong thời hạn 10 năm. Nếu hóa đơn bị mất, hỏng, mối mọt, thì doanh nghiệp sẽ phải đối diện với mức xử phạt đã được quy định cụ thể. Do vậy, khâu lưu trữ hóa đơn là khâu vô cùng quan trọng. Trước đây khi sử dụng hóa đơn giấy, tình trạng mối mọt, cháy, thất lạc hóa đơn là chuyện thường xuyên xảy ra. Tuy nhiên, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, các khâu lưu trữ đã trở nên đơn giản, thuận tiện hơn rất nhiều.
