Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là công việc bắt buộc mà các doanh nghiệp phải làm. Đối với các doanh nghiệp vận tải hành khác, hóa đơn điện tử xe khách sẽ được doanh nghiệp lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng hoặc theo quý, tùy vào từng điều kiện cụ thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể tiến hành lập báo cáo một cách tốt nhất, trong bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết những lưu ý trước khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Thứ nhất: Đối các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in; doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế; thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế thì lập báo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
Thứ hai: Trường hợp trong quý đó các doanh nghiệp không sử dụng tới hóa đơn thì vẫn phải lập báo cáo và ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng 0.
Thứ ba: Trường hợp doanh nghiệp trong 1 kỳ báo cáo có 2 loại hóa đơn (hóa đơn tự đặt, tự in và hóa đơn mua của cơ quan thuế) thì phải tiến hành báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trong cùng một báo cáo.
hứ tư: Các hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo quy định sẽ báo cáo theo số lượng (tổng số) hóa đơn.
Đặc biệt, các cơ sở kinh doanh phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của số lượng hóa đơn còn tồn đầu kỳ, tổng số đã sử dụng, tổng số xoá bỏ, mất, hủy và phải đảm bảo cung cấp được số liệu hóa đơn chi tiết (từ số…đến số) khi cơ quan thuế yêu cầu.
Thứ năm: Một lưu ý vô cùng quan trọng khác mà các doanh nghiệp cần nắm rõ đó chính là: Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo. Việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế. Hết thời hạn trên, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Trường hợp chưa có thông báo của cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.
Thứ sáu: Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế, tất cả hóa đơn của doanh nghiệp đều được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Toàn bộ dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp được lưu trữ trên hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục Thuế. Do đó, nếu sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì doanh nghiệp không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Lưu trữ hóa đơn điện tử và những điều cần biết
Tìm hiểu quy định về hủy hóa đơn điện tử
Như vậy, trước khi lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn doanh nghiệp cần phải nắm rõ các lưu ý trên để việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử được triển khai một cách tốt nhất.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp doanh nghiệp nắm được các lưu ý quan trọng để triển khai lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
