Quy trình tổ chức hội nghị tri ân khách hàng chuyên nghiệp, ấn tượng

Hội nghị tri ân khách hàng thường được lựa chọn tổ chức vào những dịp cuối năm. Sự kiện này nhằm mục đích gửi lời cảm ơn đến các khách hàng thân thiết của doanh nghiệp, đối tác đã đồng hành suốt thời gian vừa qua. Đây là một trong những chuỗi sự kiện không thể thiếu của các công ty vào dịp cuối năm. 

Thống kê danh sách những khách mời sẽ tham gia sự kiện 

Việc đầu tiên cần làm trước khi làm bản kế hoạch cho sự kiện là lên danh sách những người sẽ mời tham gia chương trình. Bản danh sách này cần nghiên cứu cẩn thận, đảm bảo không bỏ sót một khách hàng nào. Bên cạnh đó, xác định chính xác số lượng người tham gia sự kiện sẽ có thể thuê đúng địa điểm có diện tích phù hợp. 

Song song với đó, đừng quên nghiên cứu các đặc điểm của khách hàng như độ tuổi, giới tính, sở thích,.. để lên kế hoạch và thiết kế kịch bản cho chương trình phù hợp, hấp dẫn người tham gia. 

Ví dụ, đối tượng người tham gia là trẻ em sẽ có cách tổ chức khác với đối tượng là người lớn tuổi. Vậy nên, nắm rõ đặc điểm chung của nhóm khách mời là phần rất quan trọng. 

Xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị tri ân khách hàng

Sau khi đã hoàn thành việc lên danh sách những khách mời sẽ tham dự chương trình thì việc tiếp theo cần làm chinh là lên kế hoạch cho sự kiện. Tránh việc thiết kế kế hoạch đi theo mô tuýp cũ, lối mòn sẽ gây ra sự nhàm chán, sự kiện không đạt được hiệu quả cao. 

Hãy lên những ý tưởng sáng tạo mới lạ, độc đáo. Bạn có thể xem xét những sự kiện mà đối thủ cạnh tranh đã tổ chức, phát huy những điểm mạnh mà họ có, rút kinh nghiệm các lỗi xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện tri ân khách hàng. 

Những ý tưởng sáng tạo phải phù hợp với định hướng, phong cách của công ty và hợp với người tham dự. Một chương trình thành công sẽ tiếp nối gắn kết mối quan hệ giữa khách hàng với công ty thêm gắn kết hơn, xây dựng được nhiều ấn tượng tốt đẹp https://azevent.vn/

Chú ý các phần mục sau trong bản kế hoạch tổ chức sự kiện: 

Chủ đề chính của chương trình 

Mỗi chương trình đều cần phải đưa ra chủ đề bao quát toàn bộ nội dung. Bạn nên đặt chủ đề hướng tới thông điệp mà doanh nghiệp gửi gắm qua sự kiện. Chủ đề ấn tượng và ý nghĩa sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng. 

Địa điểm diễn ra sự kiện 

Đối với sự kiện tri ân khách hàng thì có thể tổ chức ngay tại công ty. Trường hợp chọn địa điểm ở ngoài thì cần lưu ý đến các vấn đề như giao thông, địa điểm dễ tìm, an ninh tốt, nhiều ưu đãi và dịch vụ đi kèm. 

Thời gian tổ chức sự kiện tri ân khách hàng

Đối với loại hình sự kiện này, đa số đều lựa chọn những ngày cuối tuần để tổ chức là thứ 7 & chủ nhật. Bởi thời gian này, khách hàng không vướng bận công việc, có thể sắp xếp thời gian để tham gia. 

Nội dung chương trình tri ân khách hàng 

Mở màn đón khách 

Những PG, cộng tác viên sẽ làm nhiệm vụ đón tiếp khách bằng thái độ niềm nở, vui tươi, hướng dẫn khách mời về vị trí của mình. Nên chuẩn bị một bàn để check danh sách khách mời để biết được những ai đã tham gia. 

Lưu ý, những khách mời quan trọng nên ngồi ở vị trí đầu tiên, tốt hơn hết là có nơi dành cho khách VIP. 

Phát biểu của lãnh đạo công ty 

Trong nội dung chương trình nên có phần phát biểu cảm ơn từ lãnh đạo của công ty. Tiếp đó là giới thiệu về công ty, lý do tổ chức sự kiện. Những nội dung tiếp theo sẽ do MC điều khiển.

Ngoài ra còn một số công đoạn khác: 

  • Tặng quà lưu niệm cho khách hàng: Với tiệc tri ân thì tặng quà là điều không thể thiếu để thể hiện tâm ý của công ty. 

  • Khai tiệc: có thức uống và đồ ăn nhẹ 

  • Tiễn khách: cảm ơn và chào khách mời đã tham gia sự kiện

Có thể bạn quan tâm:

>>> Dịch vụ cung ứng nhân lực có hiệu quả trong kinh doanh không?

>>> Lưu trữ hóa đơn điện tử và những điều cần biết

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *