Rủi ro “mất hóa đơn điện tử” của DN và cách khắc phục

Hình thức hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn không còn quá xa lạ đối với một số doanh nghiệp đã và đang áp dụng. Việc sử dụng hóa đơn điện tử đã đem lại những hiệu quả đáng kể, giúp ích cho kế toán cũng như doanh nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Ngoài những ưu điểm nổi bật như mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đạt chuẩn, quy trình phát hành hóa đơn nhanh chóng, kê khai thuế dễ dàng,…rủi ro về tình trạng mất hóa đơn điện tử là điều có thể xảy ra. Khi đó, doanh nghiệp cần khắc phục như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây.

1. Rủi ro “mất hóa đơn điện tử” – nỗi lo ngại của doanh nghiệp

Rủi ro từ chính phần mềm, hệ thống lưu trữ hóa đơn: Việc lựa chọn những phần mềm hóa đơn điện tử không có uy tín sẽ mang đến những rủi ro tiềm ẩn về hệ thống bảo mật. Những phần mềm không uy tín, không đảm bảo đa số được đánh giá là không có “hàng chắn” bảo mật cao.

Khi xảy ra lỗi hệ thống hoặc bị tin tặc tấn công, doanh nghiệp sẽ mất hoàn toàn quyền truy cập và kiểm soát. Việc này dẫn đến những dữ liệu và thông tin quan trọng sẽ “không cánh mà bay”. Khi đó doanh nghiệp sẽ phải tìm cách để xử lý đối với dữ liệu hóa đơn điện tử bị mất.

Những cuộc tấn công có chủ đích từ đối thủ: Đối thủ cạnh tranh của các doanh nghiệp bằng một cách nào đó có thể sử dụng phần mềm độc hại để xâm nhập và tấn công vào hệ thống lưu trữ dữ liệu hóa đơn. Từ đó sẽ xảy ra hành động đánh cắp thông tin hoặc tiến hành sử dụng thủ đoạn lừa đảo có chủ đích.

Rủi ro bảo mật đến từ chính nhân viên: Ngoài hệ thống, yếu tố con người cũng rất quan trọng. Đôi khi chỉ cần một sự chủ quan đến từ chính nhân viên sẽ khiến cho doanh nghiệp vướng phải một số rắc rối: Nhân viên làm lộ bí mật kinh doanh, quên đăng xuất khỏi thiết bị, tự ý truy cập phần mềm không đáng tin cậy,…

2. Cách khắc phục, xử lý khi bị mất hóa đơn điện tử

2.1. Mất hóa đơn đầu vào

Sau khi lập biên bản mất hóa đơn có xác nhận của đại diện 2 bên là bên mua và bên bán thì tổ chức, cá nhân phải làm báo cáo mất hoá đơn điện tử mẫu BC21/AC và nộp cho cơ quan thuế quản lý.

Tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp kinh doanh, buôn bán sản phẩm, dịch vụ làm mẫu này trên phần mềm HTKK rồi nộp qua cổng thông tin của cơ quan thuế hoặc đem in ra file cứng rồi đến trực tiếp cơ quan thuế để nộp giấy tờ khai báo.

Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nên làm bản sao của hóa đơn, người đại diện theo pháp luật ký xác nhận và đóng dấu trên bản sao hóa đơn để giao cho người mua.

Người mua hàng hóa hay sử dụng dịch vụ được quyền làm chứng từ kế toán và kê khai nếu bản sao hóa đơn có đầy đủ chữ ký xác nhận, đóng dấu nếu có của người bán về việc mất hóa đơn điện tử.

Về tính chính xác của việc mất hóa đơn, người bán và người mua phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật.

2.2. Mất hóa đơn đầu ra

Khi mất hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân khi phát hiện mất hóa đơn dù đã lập hay chưa lập thì phải làm theo những bước sau:

Tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ làm báo cáo để nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Chủ doanh nghiệp có thể nộp qua mạng hoặc làm bản cứng nộp trực tiếp đến cơ quan thuế. 

DN áp dụng phương pháp khấu trừ hạch toán thuế GTGT thế nào? 

Tìm hiểu quy định về hủy hóa đơn điện tử

Thời gian khai báo chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất hóa đơn. Nếu ngày thứ 5 (ngày cuối cùng) trùng với ngày nghỉ thì thời hạn được tính là ngày tiếp theo sau ngày nghỉ theo quy định của pháp luật.

Chủ doanh nghiệp cần nhận thức đúng đắn trách nhiệm bảo vệ hệ thống thông tin hóa đơn của doanh nghiệp mình. Doanh nghiệp cần tìm hiểu để lựa chọn được nhà cung cấp đáp ứng được các tiêu chí về lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật, có biện pháp phòng và khắc phục sự cố, backup dữ liệu trực tuyến.  Có như vậy, việc sử dụng hóa đơn điện tử mới thực sự mang lại hiệu quả và hạn chế được các rủi ro pháp lý.

 

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *